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会务服务标准流程和接待礼仪

发布时间:2019-08-22 22:15 人气:

  今天小编为大家介绍会务服务标准流程和接待礼仪:


  【会议服务流程】


  1、明确活动背景、目的。


  2、明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量。


  3、组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署。


  4、根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会务费用。

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  5、确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,经会议小组领导确认后开始印刷。


  6、发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员。


  7、确认发言人,选择标准:有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事。


  8、根据时间进行预演,防止时间不够和提前结束的现象。


  9、活动前期宣传。


  10、确定背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容,经会议小组领导确认后,开始制作横幅、参会证、桌签等。


  11、检查各项宣传材料到位情况,包括横幅、路引、桌签、参会证。


  12、参会人员房间安排、餐饮安排。


  13、提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜。


  14、检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南等。


  15、检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水。


  16、确定进场时间、搭建内容。


  17、提前一天与主持人沟通,进行现场彩排与准备。


  18、组织布置会议室,并确定室内各项设备到位情况,包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备。


  19、全面检查各项工作落实情况,安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员,统一着装。


  20、确定参会人员到会议所在地具体时间,做好分组。

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  21、专人举牌迎接来宾,引领至接待区集中,同时段来宾集合完毕,引领上车。至酒店,引导到接待台签到。


  22、熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接,做好参会签到,人员到位后发放房卡、资料袋,包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示(注意事项提醒、用餐及活动提醒)。


  23、VIP接待:专人专车全程陪同,专车送达酒店,引至贵宾区休息,代办手续,送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同,指引坐在前排。


  24、选好合影位置。


  25、回程票务协调。


  26、送宾流程:在酒店大堂定时定班,专人领队,专人跟车。


  27、会议结束后,回收自带物品、整理会议纪要,发布会议成果,总结会议组织经验教训。


  【会务服务礼仪】


  1、例行服务


  会议举行期间,一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者,少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人,往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求,应有求必应。


  2、餐饮安排


  举行较长时间的会议,一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时,还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料,最好便于与会者自助饮用,不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生、安全,又有可能妨碍对方。如果必要,还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。


  3、现场记录


  凡重要的会议,均应进行现场记录,其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种,也可交叉使用。负责手写笔记会议记录时,对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。

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  4、修饰


  男职工胡须应修剪整洁,头发长不覆额、侧不掩耳、后不触领。女职工淡妆上岗,修饰文雅,且与年龄、身份相符。工作时间不能当众化装。注意讲究公共卫生,上班前不应吃带有刺激性气味的食物,避免口腔异味。


  5、着装


  所有员工统一外着公司西服套装工作服,男士内穿蓝色衬衣工作服,女士内穿白色衬衣工作服,服装应完好、无污渍,扣子齐全,不漏扣、错扣。打好领带,配穿皮鞋,上衣袋不装东西,裤袋少装东西,并做到不挽袖口和裤脚。上岗期间员工必须佩带工作证牌,公司领导使用佩带在左胸的证牌,公司其他员工使用挂在胸前的证牌。


  6、举止规范


  接待时注意力集中,展现良好的精神状态,无疲劳状、忧郁状和不满状。立姿端正,抬头、挺胸、收腹、双手自然下垂。行走步伐有力,步幅适当,节奏适宜避免在客户面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、挖耳朵等,实在难以控制时应侧面回避。与领导、客人交谈时,要神态专注表情自然,表达得体,不得背手、袖手、抱手或抄手,不要左右晃动和抓耳挠腮。


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