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承接会议策划的要点和如何举办一场成功的座谈会

发布时间:2019-09-24 11:28 人气:

       承接会议的策划需要有很多注意要点,比如会议策划流程、程序、签到以及入住安排、餐饮安排以及提前需要准备的资料等等,有了这些,只能说有一个好的开头,如何才能举办成功又是一门学问。下面小编详细为大家介绍一下,承接会议策划的要点和如何举办一场成功的座谈会的的相关专业知识,一起来看一下吧。

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一、承接会议策划的要点



  1、会议策划的流程及程序


  会务公司在承办地时候首先问清会议主办方的目的、想法、预算等诸方面信息,收集的信息可避免会议策划的时候偏离主办方的方向。之后就确认有经验的承办负责人,清楚策划的步骤及时间节点,从而进行参与人员的分工。在会场选择上,更关系到会议的风格及形式和规模,更要了解会议的预算及档次等,随后在策划及方案的基础上,选择能让会议组织者及与会者满意的场所。并根据这些信息制定会议策划及意向书,搞好项目预算。


  2、签到及入住的安排


  会务公司承办的如果是小型的商务会议,那么签到的程序就相对的简单了,仅仅进行登记就可以了。如果是大型的会议、展览等,那签到就是复杂的程序工作了。一般的情况下,会议签到和住宿是连在一起的。


  3、餐饮安排


  在会议举行期间一般统一安排餐、饮。其餐饮通常是两种形式:自助餐、围桌餐。类别可分为中式及西式、清真。


  4、提前准备资料


  a.制定会议的流程。


  b。筹备会议的影音设备,贮备麦克风及投影仪和音响,这些都是会议必备的设备。


  c.会议发言稿排序要进行叠放。


  d.布置参会人员的姓名及摆上桌牌。


  e。在会议的桌上进行盆栽的摆放。


  f。会议主题的墙纸布置,充分表现会议的主题及精神。


  g。在会议的桌上放置饮用水,提前发放参会证等入场证件,要提前通知参会人员准时参加。

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二、会议服务公司如何举办一场成功的座谈会?



  1、非常最重要的一点就是,会议公司介绍说在举办座谈会之前,一定要清楚座谈会举办的目的,不同的座谈会举办的目的是不同的,有些座谈会可能是以教育和警示为出发点的,而有一些座谈会可能是以情感交流为目的的,还有一些座谈会是为了互相进行信息交流的,还有的座谈会是为了解决一些问题而召开的,不同目的的座谈会,需要邀请的人员是不同的,把座谈会举办的目的确定好之后,才可以去邀请相关的人员去参加会议。


  2、会议服务公司会根据座谈会的目的不同,而采取不同的方式对会场进行布置,无论什么样的座谈会,都需要悬挂会标,因而必须要想好座谈会的会标,会标一般要能够展示会议的主题,使与会者在看到会标之后,就清楚此次座谈会召开的目的是什么。


  4、必不可少的一点则是布置座谈会会场的时候,氛围相对来说要轻松愉悦一些,在举办座谈会的时候,应该让每一个参加会议的人都能够畅所欲言,因而在对会场进行布置的时候,一般都采取围坐的格局,这样让参会者没有主次之分,在发言的过程中没有压力,在举办座谈会的时候,为了创设轻松愉悦的环境,一般还会准备一些茶水、糖果之类的东西,以便可以使参会者在座谈会上可以放得开。


  5、取胜的关键是,会议公司在举办座谈会的时候,可以让参会者自由发言,也可以事先设定好几个人来准备发言,以避免出现冷场的情况,在整个座谈会当中,主持人一定要做到灵活应对,以便可以更好地调整会场的气氛。

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  以上是小编针对承接会议策划的要点以及如何举办一场成功的座谈会的相关新闻报道。


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