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想要做好大型会议会务应该注意的五大要点

发布时间:2019-10-09 10:46 人气:

         大型会议会务因为其繁杂的工作任务以及高强度的要求,因此一般会找专业的会务公司代为策划执行,那么想要做好大型会议会务工作的话,一般需要注意哪些要点呢?下面一起来跟小编看一下,看完你就清楚啦。


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 1、提前谋划,精心制定会议方案



  (1)周密细致、程序规范。会议方案要紧紧围绕大会总体的工作目标任务,明确会议日程安排及各项议程之间内在的逻辑关系,合理安排会议议程,使各场次会议能顺利衔接,避免出现死角和盲区。


  (2)加强沟通,统筹协调。大型会议规格高、影响大、议题重要,中央机关举行的大型会议一般还邀请中央领导同志出席会议,具有重要的政治意义。为使会议效果达到有关要求,在组织筹备会议的过程中,必须加强与本单位领导和上级领导的沟通请示工作。


  (3)细化分工、倒排工序。要逐项细化分解任务、确定职责分工,使各部门明确会议每个阶段、每个环节的职责和分工,避免出现推诿扯皮的现象。


2、把握细节,认真做好会前演练



  (1)对会议细节进行逐项演练;


  (2)在会场住地进行实地演练;


  (3)临近会议前的重点环节演练。


3、热情周到,搞好会议期间的组织服务



  (1)加强值班畅通运行机制。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息,协调处理会议期间各项工作和突发事件,落实领导交办的事项等。


  (2)紧盯细节把握会场节奏。会议期间会务工作者要紧绷着一根弦,紧盯住各种细节。比如,要与音响师、播音员做好对接工作,准备一套会议主持词交给音响师和播音员,以方便其把握议程安排;会议开始前要安排专人到会场清点人数,会前五分钟及时提醒尚未到会场的参会人员。

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4、改进会风,厉行勤俭节约



  (1)简化会场布置、节约会议用品。


  (2)简化迎送接待、严控会外活动。


5、善始善终,合理安排会后有关工作



  一次成功的会议,不仅要有充分的会前准备,周到的会中服务,而且要做到善始善终,超前谋划、合理安排会后有关工作。


  (1)统筹做好会后服务。要注重统筹衔接,提前拟定大会闭幕后系列后续会议和活动的组织实施方案,做好组织协调工作。


  (2)全面做好会后总结。及时总结会务工作中的经验和教训,对已有的会务工作流程、工作规则等进行修改和完善,使之更加适应新时期会务工作的需要。


  (3)及时整理会议资料。要牢固树立档案意识,在会前、会中、会后都安排专人收集整理会议方案、会议通知、会议须知、发言材料、会议记录、音像资料等会议档案资料,按类别整理成资料汇编,为今后办会提供工作参考。

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  以上是小编针对大型会议会务工作应该注意的要点的相关新闻报道。


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