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会务管理员的工作职责以及如何做好会务管理工作

发布时间:2019-10-10 10:17 人气:

  大家知道大型会务是一项流程繁琐复杂的工作,因此专业的会务服务公司,都会配备一个会务管理部门,那么任职其部门的人员的工作职责主要是什么呢?如何才能做好会务管理工作呢?下面一起来看下小编的详细介绍,看完你就清楚啦。

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一、会务管理员工作职责



  1、带领团队开展会务服务工作,了解掌握会务信息,制订服务方案;


  2、确定会议主题,拟定会议策划案和具体操作方案,制定会议时间表;


  3、制定会议预算,包括交通费用、住宿、会议室厅费用、餐饮等费用;


  4、制定会议宣传策略,并实施公关宣传推广,提高会议影响;


  5、落实场地,指挥布置会场;


  6、邀请适合的客户参加,与客户沟通联络;


  7、调配会务专用车辆,派车接机(车);


  8、安排会场服务人员,对照会议备忘录,落实服务细节;


  9、负责团队人力资源合理调配,以及团队风格确立和保持。

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二、如何做好会务管理工作



  1、主题要聚焦、人员要相关。


  提前商讨,明确会议要解决的问题,聚焦当前关键的问题。如果没有目标,就不要开会。一般会议最好一个主题,综合性会议最好不超过三个主题。开小范围的会,原则上,每次会议参会部门的参会人数为1人,会议牵头部门参会人数(不含汇报人)不超过3人。


  2、事先要通报、回复要及时。


  重大议题应至少提前一天告知,会议议题、相关资料、发言次序应在会议通知中告知。在会议时间确定后,会议牵头部门应提前发出会议通知,准确写明会议名称、时间、地点、会期、参会人员、会议内容、注意事项,以及会务联系人等信息。


  3、程序要准确、时间要紧凑。


  提前准备会议议程,规定发言次序,会议主持人按事先议程控制会议的进程,避免临时性议题成为主角。事先规定会议时间,且要有效控制会议节奏。可限定汇报人发言时间、议题讨论时间。安装计时软件或运用计时器,对汇报时间进行监督、提醒,会议主持人对讨论时间进行正确引导。


  4、记录要完整、决策要督查。


  会议记录要完整、规范,从签到、讨论到会议决议、表决情况,都需详细记录。牵头部门应指定专人,使用专门的记录本,作好会议记录,必要时应对会议过程进行录音。会议纪要需在会议召开24小时内下发相关单位。会议决策要做到及时检查,定期落实和总结。


  5、流程要科学,保障要有力。


  要想使会议取得预期效果,最关键的是要有一套匹配的管理系统,有了适合自己公司的管理系统,才可以让会议制度更长久、让执行人更具有执行力,从而实现会议的最终目的。

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  以上是小编针对会务管理人员的职责以及如何做好会务管理工作的相关新闻报道。


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