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做好酒店会议服务的三个环节以及对酒店会议流程的优化

发布时间:2019-10-18 11:38 人气:

  随着会务、会议行业的日益发展与成熟,泰安会议服务公司对于酒店会议服务已经有了一套标准化运作流程和专业经验,首先需要提前认清楚想要做好酒店会议服务,即必须做好的三个环节,其次,对于服务流程,可以根据每次总结下来的经验日益优化,下面一起来看下具体的内容吧。

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一、做好酒店会议服务的三个环节



  环节一:会前服务


  1、需要精明能干的会议服务销售骨干。


  该岗位和人员需要了解、熟悉酒店设备、设施、运作流程,具有很强的沟通能力,可以灵活运用酒店赋予的权力,能够随机应变应对谈判,促使洽谈中占据上风。


  2、销售过程要有诚意和耐心。


  会议销售人员与会议组织者商谈时,要聆听和听取对方的需求和意见,特别是会议组织者将酒店承接会议的条件和其他酒店进行比对的时候,更要尊重和理解,要组织好话术将酒店特点以及以往案例的详细情况描述清楚,语言上要分层分主次,便于对方捕获到重要信息。并且,与会议组织者建立联系后,要加强沟通,把握好沟通频次。


  3、价格谈判需要获得客户的信任。


  会议组织者在对酒店的设备、设施等情况比较满意之后,会将谈判重心放到价格上,这是不可避免的。此时应该搞清楚会议组织者试探价格的空间,同时用酒店的优点、特色服务、增值服务等打乱对方的节奏,转移重点的同时让对方相信酒店可以提供出色的服务。这样会议组织者的价格下探才更合理,甚至极大的缩小了下探空间。


  4、尽可能参与会议策划。


  各种各样的会议,因为流程、目的的不同,那么会议筹备工作也不尽相同。会议销售面对的会议组织者可能是新手,可能是老司机。这就需要在不同的情况下或者给予援助,或者提供延伸性的服务使其锦上添花。并且参与整个过程的同时,会议销售人员也会学到很多会议策划的相关知识,更利于以后销售工作的开展。


  5、明确需求和计划。


  会议组织者在和会议销售沟通过程中的会议需求、会议计划,需要整理出来。在会议筹备之前与会议组织者沟通、确认,以免造成工作漏项或者资源浪费。如果会议组织者提出修改,在同意或者拒绝时需要严谨一些,把握好成本浮动、调动的资源等,进行商谈和确认。


  环节二:会中服务


  1、会议期间,酒店需要派出专人(服务人员)负责与会议组织者协商、联系、沟通,协助会议服务的指挥工作。


  2、酒店的会议服务人员要具备极强的组织能力、随机应变能力、资源调配和整合的能力,可以及时有效的解决会议中出现的问题。


  3、对与会者积极热心,要引导与会者进行拍照留念或者以酒店场景为背景组织小活动,甚至要考虑送出酒店准备的精美小礼物。让与会者、举办会议方都能感受到酒店的服务态度和质量。而这些内容正是照片、视频的素材,不论在哪些社交平台传播,酒店都会成为得利者。


  环节三:会后服务


  1、会议组织者或者承办方撤离后,参会的人员成为酒店的服务重点。抓住机会深挖参会人员的需求,提供匹配的服务,获取额外盈收。


  2、结算工作时会后服务的重要一项。需要将各种费用梳理清楚,每笔费用明明白白,方便会议组织者结帐。


  3、搜集会议过程中的参会者感受、提出的各种意见以及会议组织者的“吐”等,做好这些信息的归集、分类、分析、整理存储。同时做好会后总结,找出自身的问题所在,不断的改善和完善服务。


  4、搜集参会者的信息资料。会议的参与者是酒店的潜在客户,不管是从会议体验方面、住宿体验方面,只要给其留下正面印象,那么他有开会需求、住宿需求时,首先想到的就是这里。


  5、协助做好会议总结。不论是协助会议组织者,还是酒店自己来做,都需要针对每一个会议进行总结。好的地方、坏的地方,原因是什么,以后怎么改善等等,这将成为会议组织者工作总结的素材,甚至是成品。也能成为酒店提高服务的依据。


  6、客户回访。这个在会议结束的7-10天内送达到客户手中是最佳时机。一份真诚的问候,或者是一份小而精致的礼物,都能让客户感受到服务的温度。

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二、酒店会议服务流程的优化



  酒店在会议服务过程中,优化关键服务流程,提高会议服务运营效率。


  (1)入住


  会议团队到达酒店时,由服务人员指引顾客到总台,到达总台后,前台接待主动协助领队确认,并做好团队其他顾客的接待工作,由于会议团队顾客数量多,大量顾客在大堂喧哗,影响酒店正常工作,给其他顾客带来不好影响,需要引领团队顾客落座休息,加快团队入住办理速度。


  (2)会议接待


  会议筹备阶段酒店需要做好细致的准备工作,根据客户对会议的要求,做好会场布置,对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备等会议设施认真调试,准备需用的会议用品。在会议召开前期,顾客一般会提前到达并等待,此时酒店需要安排便利场所让顾客休息。


  (3)餐前准备


  在为会议团队客户提供餐饮服务时,由于参会人员多,有不同的需求,酒店应在菜肴品种不断创新,推出新的有吸引力的菜肴;会议期间顾客活动多,日程安排紧凑,用餐量大,酒店在餐饮上应针对会议顾客用餐量大的需求,增加菜量,为他们提供营养菜肴,满足体能的要求。


  (4)用餐期间管理


  由于会议客户人数多,就餐时间集中,需要合适的上菜速度,需要服务员根据桌面菜品的数量、 菜肴的加工时间以及客户的就餐情况等,掌握供餐时间,随时为厨房进行提醒服务,与厨房工作人员配合,提高上菜速度,提供高效率服务。


  由于会议客户就餐人员多,标准比较高,且容易出现突发情况,要求餐饮部门细化服务内容,接待前及时对会议情况进行全面掌握,并且合理的进行服务人员调配,由专人全场跟踪用餐情况,监督服务员的服务态度、服务效率及服务质量,及时协调就餐中出现的问题。


  (5)退房


  会议团队离店时,由于人数多,用房多,查房时间较长,容易造成大量顾客停滞前台,给前台工作带来较大压力,影响其他客户办理手续。酒店在为会议团队退房前,应及时联系会议组织者,掌握会议团队离店日期和时间,安排顾客分批次退房,错开集体退房,并及时联系前厅部与管家部,增加服务员工或安排熟练员工,提前安排查房,做好相关准备工作,避免过多顾客积压在前台的现象,保证顾客满意离店。


  酒店在会议接待过程中,以客户需求为导向,有效整合并合理配置,各部门团结协作,密切配合,实施“一条龙”的会议服务,在会议客户的报到、用房、用餐、会议等一系列服务中优化会议服务流程,提供快速、全面、周到的服务,提高会议服务运营管理效率,满足客户需求。

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  以上是小编针对泰安公司承办酒店会议需要做到哪三个环节,以及对于酒店会议流程有哪些可以优化的地方的相关新闻报道。


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