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大型会务公司会务管理的要求和办法

发布时间:2019-10-25 14:05 人气:

  大型会务公司都有一套完整科学的会务管理系统,其管理的要求相当的严格,包括总体要求、过程的管理、会务纪律的要求等等,其次,想要将会务举办成功的话,其管理模式必须遵循一定的原则,那么具体包含哪些内容呢?看完下面小编的报道,你就清楚啦。

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一、会务管理要求



  (一)总体要求


  1、会务应根据实际工作需要召开,着眼于统一思想、明确目标,沟通、协调公司内部各方面关系、解决问题、安排部署工作。


  2、会务应注重质量,提高效率。会前应做好充分准备,做到充分沟通,心中有数;对议而不决的事项提出解决的原则与方法;各类会务力求精干、高效,工作进展和安排应明确、具体、量化,杜绝空谈和形式主义。


  3、讲求实效。会务议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会人员要按照职责分工传达、贯彻,落实,力求取得具体成果。


  (二)会务过程管理


  1、会务主持人一般应于会务开始后,将会务的议题、议程、须解决的问题及目标、进行必要的说明。


  2、会务进行中,主持人应根据会务进行中的实际情况,对议程进行适时、必要的控制,并有权限定发言时间和终止与议题无关的发言,以确保议程顺利推进及会务效率。


  3、属讨论、决策性议题的会务,主持人应引导会务作出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述,适时提交与会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会务就其后续安排统一意见。


  4、参会人员发言应言简意赅、紧扣议题,遵循会务主持人对议程控制的要求。


  5、会务主持人应将会务决议事项付诸实施的程序、实施部门、完成的质量标准和完成时限等会后跟进安排向与会人员明确。


  (三)会务纪律要求


  1、应参会人员接到通知后,应认真准备、准时参会,不得缺席或指定他人代会,确因工作不能离开或出差无法赶回或个人有特别紧急事务确实不能参会的,须向会务主持人请假(必须参加的重要会务须向总经理请假),同时指定专人代为参会。未经请假擅自不参加会务或请假未批准而不参加会务的,视为旷会。


  2、与会人员应于会前5分钟到达会场,并在《会务签到表》上签到,做好会前准备,不得迟到。


  3、参会人员会间应将手机调到振动或静音,原则上不允许接听电话,如须接听,请离开会场,但不得超过5分钟。


  4、参会人员应认真听取会务内容,做好会务纪录,不得交头接耳、打瞌睡、看其他无关内容,不得随意进出会场或提前退场。无故提前离开会场为早退。


  5、参会人员要严格遵守保密纪律,除为了工作开展需要和会务要求向员工宣贯、传达的内容外,不得随意泄漏会务内容,重要会务内容(包括资料)在没有形成公开文件之前不得外传,更不允许歪曲、篡改会务精神对外传播。尤其不得泄漏和传播在会上知悉的公司机密、商业秘密以及可能引发内外部矛盾的会务内容。

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二、会务管理的办法



  一个企业每年应该召开的会务其实是屈指可数的,固定会务除了企业的年度总结大会、半年总结会、月例会、周例会(班组有晨会或晚会)之外,其余的会务都是专题会务,或是非常规会务,也可以称之为临时会务。


  企业必须建立会务管理制度或者是会务召开流程,对各类会务的主持人、参加人员、召开地点、会务召开时间长短、会务发言顺序、会务成果(如会务纪要、会务简报、会务决定等)做出清楚明确的界定,以确保会务召开的效率和效益。


  对各种临时会务实行申报审批制度,可以制订《临时会务申报审批表》,对会务召开的目的意义、参与人员、讨论事项、解决问题、会务时间地点等事先做出规划,事后进行跟踪。让会务主持人或召集人做到开会有目的、有计划、有成效。


  企业必须把握一个原则:可开可不开的会务坚决不开。企业如果能将会务效率与绩效考核挂钩,那将是最有效的会务管理。

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  以上是小编针对会务管理公司的管理办法和要求分别是什么的相关新闻报道。


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